Los documentos cumplen  un ciclo de vida en las empresas u organizaciones y el mismo se inicia  cuando se elabora  o se reciben y se termina al momento de destruirse o guardarlo de manera permanente.

Lograr que se gestionen los documentos y sus contenidos de manera efectiva en las fases correspondientes, ofrece las garantías que se requieren para que  la información sea preservada de forma óptima por parte del consorcio o empresa y  denota la capacidad que podrá tener para aprovechar en toda instancia la información contenida en esa documentación.

Es importante conocer que los documentos  tienen una vigencia establecida en el tiempo y que se fija de acuerdo a la utilidad que le adhieran a través de los diferentes instrumentos de archivo que en muchos casos hacen más fácil el proceso de gestión documental, fijando el ciclo de vida en el que está el inicio con el registro y el cierre con la disposición final de la información.  Para esta gestión se utiliza un software denominado DMS (Document Management Systems o Sistemas de Gestión Documental).

Fases en el ciclo de vida del documento

Pese a que actualmente se producen  una cantidad superior  de documentos electrónicos, se hará referencia al ciclo de vida o duración que posean los documentos, siempre que se encuentren en formato de  papel.

Aunque cuando se refiere a la importancia de algún documento, el formato no importa, sino la relevancia del  tipo de información que tiene contentiva.

Hay que tomar en cuenta que un documento será tomado como tal cuando el mismo sea producto de la actividad del organismo que le corresponda recibirlo.

Se estima que la durabilidad del documento dependerá de lo que sea la información contentiva. Algunos podrán tener una duración larga y otros una vida relativamente corta, su destrucción depende en gran medida de lo que contengan.

Cuando un documento se crea es con la finalidad de dejar reflejado alguna actividad de la empresa u organización. En su momento podrá tener su valor pero cuando pasa el tiempo el mismo no tendrá la misma importancia de cuando fue creado o elaborado.

Hay que tener claro que no todo documento se destruye, ya que existen muchos que con el pasar de los años adquieren un valor histórico o cultural, a lo que le asignan la denominación de valor secundario.

Las fases por las que debería pasar un documento oficial se dividen de la siguiente manera: activa, semiactiva e inactiva.

Para acceder a un documento debe tenerse claro en cuál de las fases se encuentra, ya que dependiendo de ella se determinará la gestión documental que recibirá.

Fase activa

Como es de saberse, un documento o texto oficial que se presente en un periodo activo, hace referencia al tiempo que han transcurrido que por lo general no supera los primeros 5 primeros años desde su creación. En ese lapso de tiempo por lo general los archivos podrían ser consultados con regularidad. El lugar de almacenamiento está vinculado a un archivo en la oficina.

Fase semiactiva

En el momento en el que un documento deja de ser revisado regularmente, se guardan en un archivo central. Se tienen en ese espacio porque aunque no es fuente de consulta habitual podrá en determinado momento requerirse. Cuando esto sucede se refiere que regresa a una fase activa.

Fase inactiva

Cuando se decide que un documento se deja de consultar regularmente se reseña que entra a una fase inactiva. Por previsión se pasa al archivo intermedio hasta que se determina que no tiene ningún tipo de utilidad o valor histórico, por lo que se procede a su destrucción.

Tipos de archivo

Uno de los pasos para la ubicación de los documentos y que es importante para el ciclo de vida se refiere a la disposición en los archivos y es por ello que de acuerdo a ello se da la categorización, es así que se definen de la siguiente manera:

Archivo de gestión:

Este tipo de archivo recopila los documentos que tienen una importancia determinada para la organización y debe mantenerse resguardado. Allí se hace una caracterización en torno a su importancia administrativa o fiscal.

Allí se procede a ejecutar:

• Producción.
• Recepción.
• Distribución.
• Trámite.
• Organización.
• Consulta
• Conservación.
• Disposición final.

Archivo histórico:

Este tipo de archivo sirve para almacenar documentos que vienen del archivo de control, pero que deben mantenerse en esta área por el valor histórico que representan. Su consulta es prácticamente nula pero lo relacionaron con un valor histórico por lo que le asignaron un valor secundario.

Para proceder se ejecuta lo siguiente:

• Organización.
• Consulta
• Conservación.
• Disposición final.