KPI

KPI de Proyectos

¿Qué es un KPI?

KPI es un acrónimo (Key Perfomance Indicator), permiten medir cuál es el desempeño, y si como lograr los objetivos, predicen los resultados. Los KPI son indicadores que habitualmente se muestran en herramientas de Business Intelligence o Cuadros de Mando.

Un indicador, es algo que indica perfecto, se tratan de elementos que sirven de referencia, sirve para identificar tendencias, comparaciones, son los datos que permite compararse con sí mismo o con otros datos relevantes.

Un KPI es aquel dato que ayudar a predecir los resultados, es decir sirve para saber si hay una deficiencia o mejoría.

En otras palabras, los KPI es la especie de análisis de los resultados comparados a un entorno, de esta manera permitir una mejor marca para el futuro.

Por qué se hacen los KPI, estos indicadores sirven para analizar los gastos operativos de la empresa, el presupuesto tanto en ganancias como inversión.

Además también sirve para medir el desempeño tanto del equipo como del producto, es decir no solamente operativos de la compañía sino también productos que quieran llevar a un mercado debido a su tendencia o demanda, y para medir el cumplimiento de algún integrante del equipo.

¿Qué son los KPI de proyectos?

No es más que una medida que proporciona datos sobre el desempeño de metas estratégicas de un proyecto. Hay muchos tipos de KPI, estos son: KPI de horas hombres consumidas, de números de actividades realizadas, sobre el coste y el tiempo.

En términos generales estos indicadores se usan para tener conocimientos si el proyecto va  por el rumbo adecuado, es decir si marcha según lo planificado y también son una increíble herramienta para la toma de decisiones claves en  la compañía.

Al momento de elegir un indicador de proyecto primero se debe analizar las siguientes preguntas: ¿Qué quiere lograr? ¿Cuáles son las metas estratégicas del proyecto? ¿Cómo lo obtendrán? Y ¿Qué unidad de medida necesitan para medir el desempeño?

Una vez elegido los KPI del proyecto, se debe tomar un control con estos indicadores principales colocados. No deja de ser un panel de control de un piloto de aviones, donde de manera visual y objetiva comprueban si un proyecto marcha bien, o por el contario realizar alguna corrección.

Errores con los KPI

  • Medir más de lo necesario. Técnicamente en un proyecto toman medidas que cuantifican todo, pero es importante concentrarse, utilizar y medir aquellos indicadores que son únicamente los principales del proyecto a realizar.
  • No vincular los KPI a un bonus o incentivos. Los KPI no son el fin sino que son el medio, lo verdaderamente importante son las metas estratégicas de un proyecto.
  • No revisar y actualizar los KPI. Los indicadores principales del proyecto pueden marcar que todo está bien, que no existan fallas, sin embargo puede tener desviaciones importantes.
  • No actuar y no tomar decisiones con la información generada por los indicadores principales. Si hay un indicador marcando que algo ocurre, por lógica se debe actuar.
  • No involucrar a los jefes en el portafolio.

Es realmente importante lograr las metas estratégicas del proyecto, y las verdaderas estrategias de la compañía son estos perfiles ejecutivos.

Los indicadores de proyectos, apoya al monitoreo de un programa, en como este va avanzando. Así afirmar que los trabajos se estén realizando a tiempo y en lo presupuestario.

Existen los indicadores que son importantes para la administración del proyecto, entre ellos están:

El tiempo

Es necesario medir las actividades que se realizan en el proyecto, así como las tareas que son completadas a las horas asignadas. También es importante saber si las tareas están siendo cumplidas en la administración, y en el momento.

Un indicador esencial es el presupuesto que se adjudica al proyecto, si el trabajo que se realizó esta dentro de la inversión.

Esto fácilmente lo podemos evidenciar en aquellos proyectos cuyas partes fundamentales que lo comprenden (proveedores de servicios, contratistas, aliados comerciales), no cumplen o no pueden cumplir a cabalidad con lo estipulado del contracto, por alza de los costos de los materiales, no estimaron correctamente en que la mano de obra podría realizar su labor, factores ambientales que puedan impedir que el proyecto sean culminados en la fecha estimada.

En fin, diversos factores que pueden dar como resultados un incumplimiento. Otro factor importante a tener en cuenta, es que por ganar una licitación muchas veces se descuida una mano de obra realmente calificada ya que le dan mayor importancia a que el costo de dicha mano de obra es económico, lo cual va a incidir directamente en la calidad del proyecto.

La calidad del proyecto se podría definir como el número de errores, que no es más que número de errores que puedan afectar el presupuesto, con qué frecuencia se deben hacer las cosas, para así alcanzar el objetivo inicial, frecuencia de quejas de parte del cliente, que no necesariamente debe ser alguien externo sino que fácilmente puede ser de la organización.

Tomar en cuenta en que las cosas se estén realizando de la mejor manera, por ende es importante la supervisión de los proyectos, tanto del trabajo como de los participantes.

Del trabajo se toma en cuenta que este se está realizando bien, y si hay eficacia de parte del equipo.

Reglas que se deben seguir en los KPI para proyectos

Los KPI deben ser objetivos, para que sea real los indicadores estos deben ser en números. Es decir no evaluar en conceptos, sino en cifras. Siempre llevar el control de estas cifras, para poder medir estos indicadores es importante acceder a ellos y así medir los datos.

Todo proyecto debe llevar un acceso al número de clientes que se interesan o busquen información del producto así como los que buscan otras competencias por conseguir mejores precios o productos con mejores tendencias, manejar el estado del proyecto depende de que este se posicione.

Los indicadores evalúan y controlan todo el proceso, ejecución y el buena manejo del proyecto, así como del equipo, y se debe estar manejado los datos de esto de manera continua, de esta forma habrá administración eficiente con todo el tema anteriormente nombrados.

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